Chiunque abbia lavorato in un’azienda medio-grande conosce bene la frustrazione che può derivare dal recupero di informazioni importanti.
Spesso i dati necessari sono frammentati: una parte è accessibile solo a una specifica business unit, un’altra si trova su software aziendali che non comunicano tra loro, mentre il resto è custodito in database non accessibili a tutti.
Questa continua “rincorsa” alle informazioni ha un nome: silos informativo. I silos informativi rallentano i processi, aumentano i costi e ostacolano l'innovazione. Come è possibile eliminarli?
Cosa sono i silos informativi?
I silos informativi sono vere e proprie barriere organizzative e culturali che isolano le informazioni tra i reparti, accumulandole come il grano in un silo. Non nascono per caso, ma sono spesso il frutto di strutture aziendali rigide o di una mentalità che premia il successo individuale piuttosto che la collaborazione.
Ecco alcune cause comuni della formazione di silos informativi:
- Strutture gerarchiche complesse che limitano il flusso di informazioni e le occasioni di scambio e apprendimento reciproco.
- Tecnologie non integrate che frammentano i dati in più sistemi isolati e scollegati tra loro.
- Cultura aziendale frammentaria, dove ogni reparto tende a lavorare per sé e il know-how aziendale resta prerogativa di singoli team o individui.
Questi ostacoli creano un effetto domino nella gestione di dati e informazioni: ciò che inizia come una semplice difficoltà comunicativa si trasforma rapidamente in un problema sistemico che rallenta i processi dell’intera organizzazione.
Perché i silos informativi costano più di quanto immaginate
Lavorare in compartimenti stagni e incappare in colli di bottiglia non è solo una causa di frustrazione interna: è un problema che incide direttamente sui costi e sulle performance aziendali.
Un dato significativo proviene dallo studio "The Hidden Costs of Information Work" di IDC, che ha rivelato come i lavoratori dell'informazione trascorressero fino al 30% della loro settimana in attività legate alla gestione delle informazioni, come ricerca, creazione di documenti e risposte alle email.
Sebbene lo studio risalga al 2005, il problema è ancora attuale. Anche se la tecnologia ha fatto passi da gigante rispetto a vent’anni fa, molte aziende continuano a operare con processi frammentati e conseguenti sprechi di tempo e risorse.
Sono tre i modi in cui i silos informativi possono aumentare tangibilmente i costi della vostra azienda:
- Compromettono l’efficienza dei processi: quando un reparto non riesce ad accedere alle informazioni necessarie, processi che potrebbero essere semplici e immediati diventano complessi e lenti.
- Mettono un freno all’innovazione: le idee migliori spesso nascono dalla collaborazione tra team diversi. I silos impediscono questo confronto.
- Moltiplicano gli sforzi del personale: senza una visione condivisa, i reparti rischiano di lavorare su progetti simili o di cercare soluzioni che qualcun altro ha già trovato.
Come abbattere i silos informativi?
Eliminare i silos informativi richiede un cambiamento strategico e culturale che coinvolge l’intera organizzazione e comprende, ma non si limita, all’innovazione tecnologica.
- Promuovete una cultura aziendale collaborativa: incentivare la condivisione delle informazioni e premiare i team che lavorano insieme è essenziale. Organizzare riunioni interdipartimentali e momenti di formazione e scambio di idee può fare la differenza.
- Ridefinite i processi: l’integrazione tra obiettivi aziendali e strumenti tecnologici è cruciale per garantire una gestione meno frammentata di dati e informazioni. Questo significa mappare i flussi di lavoro, identificare i punti di “blocco” dei dati e rimuovere gli ostacoli sostituendoli con sistemi, programmi o metodologie più efficienti.
- Utilizzate sistemi avanzati: tecnologie come gli enterprise insight engine permettono di superare i silos informativi centralizzando e rendendo accessibili i dati aziendali. Come vedremo a breve, questi sistemi non si limitano a raccogliere informazioni, ma le analizzano e le collegano in modo semantico, migliorando la velocità e la qualità delle operazioni svolte.
Bleen: accesso libero e intelligente alle informazioni
Se cercate una soluzione efficace e innovativa per eliminare i silos informativi e organizzare il vostro know-how aziendale, Bleen, il nostro Enterprise Insight Engine, è ciò di cui avete bisogno.
Bleen è un prodotto pensato per aiutare le aziende a trasformare i dati frammentati in conoscenza strutturata e azionabile. Questi dati possono essere interni alle aziende, come quelli che compongono i sistemi documentali, ma anche esterni, come i dati di mercato rilevati in tempo reale per il price monitoring.
Come Bleen abbatte i costi nascosti dei silos informativi
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- Integrazione nativa: Bleen si connette direttamente con i vostri sistemi, tra cui file system, email, database, ERP, CMS, sistemi documentali e flussi dati esterni, tutto nel pieno rispetto della privacy.
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Grazie all’Intelligenza Artificiale, Bleen non si limita ad abbattere i silos informativi e reperire le informazioni: le completa, le collega tra di loro e le contestualizza, rendendole subito accessibili nel momento in cui servono.
