Un tempo gli uffici erano dominati da scaffali pieni di faldoni, pratiche catalogate a mano e documenti cartacei che circolavano tra scrivanie e archivi.
Il passaggio dal formato cartaceo al digitale non ha eliminato del tutto il problema della gestione documentale: lo ha solo trasformato.
La sfida di oggi non è più trovare una pratica tra centinaia di fogli, ma estrarre, analizzare e utilizzare i dati contenuti in una mole enorme di documenti elettronici.
Dati strutturati e non strutturati
Non tutti i dati aziendali sono uguali. Anche se digitalizzati, alcuni di questi sono più organizzati e facili da elaborare, mentre altri richiedono maggiore attenzione per essere interpretati correttamente.
La differenza tra dati strutturati e non strutturati è fondamentale per comprendere le difficoltà nella gestione documentale:
- Dati strutturati: sono dati organizzati in tabelle, database e formati predefiniti, facilmente elaborabili dai software aziendali.
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- Esempi: anagrafiche clienti, liste prodotti, fatture elettroniche, metadati e tag di immagini e documenti.
- Dati non strutturati: Sono dati privi di una struttura o un formato predefinito. Estrarre informazioni significative da questi documenti richiede strumenti avanzati, perché non esistono schemi fissi da cui attingere direttamente.
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- Esempi: documenti di testo e PDF, soggetti di immagini, corpo del testo di e-mail e messaggi.
La maggior parte dei processi aziendali coinvolge dati sia strutturati, sia non strutturati. È anche possibile che le due tipologie di dato convivano all’interno dello stesso documento: un contratto, ad esempio, contiene sia dati strutturati (come il nome del cliente o la data di stipula) sia non strutturati (come le clausole redatte in linguaggio naturale).
I processi chiave
Diversi reparti aziendali sono coinvolti nella sfida di elaborare informazioni che non sempre si presentano in un formato semplice e standardizzato. I processi chiave, in particolare, sono tre:
- Sales Management
La gestione delle vendite genera un alto volume di documenti come ordini di vendita, contratti, preventivi, e fatture. L’elevata interazione con i clienti comporta frequenti modifiche e richieste di personalizzazione, aumentando il carico amministrativo.
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- Documenti principali: Fatture, contratti di vendita, offerte, report di vendita, ricevute.
- Procurement
L’inefficienza nella gestione degli ordini di acquisto e delle fatture dei fornitori è particolarmente rischiosa, in quanto può causare ritardi nelle operazioni, errori nei pagamenti e costi aggiuntivi.
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- Documenti principali: Ordini di acquisto, fatture dei fornitori, ricevute di merce, DDT.
- Contabilità e Finanza
Si tratta di un'area critica per la gestione delle liquidità e il monitoraggio della redditività aziendale. Ogni errore di data entry rischia di avere un impatto significativo sul flusso di entrate, sulla reputazione e sulla conformità normativa.
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- Documenti principali: Fatture, ricevute, note di credito, dichiarazioni fiscali, bilanci.
L’evoluzione dell’automazione documentale
Per anni, le aziende hanno cercato di risolvere i problemi legati alla gestione documentale con sistemi di catalogazione o di digitalizzazione OCR (Optical Character Recognition).
Tuttavia, queste soluzioni tradizionali hanno limiti evidenti:
- Si limitano a estrarre testi e numeri senza comprendere il significato dei dati;
- Non gestiscono i dati non strutturati, ricavati da documenti con layout variabili;
- Richiedono spesso un intervento umano per la validazione e la correzione degli errori.
A questo punto entra in gioco una nuova generazione di strumenti di gestione documentale potenziati dall’Intelligenza Artificiale: le soluzioni di Intelligent Document Processing (IDP).
Automate: l’AI che semplifica la gestione documentale
Automate è la soluzione di Intelligent Document Processing di Neosperience progettata per superare i limiti delle tradizionali tecnologie di gestione documentale grazie all’AI.
Come funziona Automate?
- Estrazione: riconosce testi, numeri, tabelle e note presenti in qualsiasi documento, sia esso strutturato o non strutturato.
- Elaborazione: standardizza e converte i dati estratti in formati compatibili con i software aziendali, eliminando la necessità di inserimenti manuali.
- Integrazione: si collega direttamente ai sistemi ERP, CRM e PLM e a Enterprise Insight Engine come Bleen, garantendo un flusso di lavoro continuo e senza interruzioni.
- Scalabilità: cresce con l’azienda, adattandosi ai volumi documentali e migliorando nel tempo grazie a modelli AI sempre aggiornati.
Il sistema di analisi documentale di Automate utilizza l’Intelligenza Artificiale per comprendere e integrare il contenuto dei dati nei flussi di lavoro aziendali, riducendo drasticamente il lavoro manuale e migliorando la produttività.