Nel settore della Grande Distribuzione Organizzata (GDO), la gestione documentale è un processo critico che incide direttamente sulla produttività e sulla capacità di risposta al mercato.
Le aziende che forniscono prodotti pronti freschi devono elaborare quotidianamente grandi volumi di ordini, fatture, documenti di trasporto e certificazioni, operando con tempistiche ristrette e senza margine di errore.
L’inserimento manuale dei dati nei sistemi aziendali rappresenta un collo di bottiglia che rallenta i flussi operativi, aumentando i costi e il rischio di errori. L’automazione documentale basata sull’Intelligenza Artificiale permette di eliminare queste inefficienze, rendendo il processo più rapido, sicuro e scalabile.
In questo documento analizziamo le principali criticità della gestione documentale nella GDO e come una soluzione di Intelligent Document Processing (IDP) come Automate possa migliorare la gestione operativa delle aziende del settore.
Le sfide della grande distribuzione organizzata
La GDO richiede la gestione di un flusso costante di ordini, fatture e documenti di trasporto, con un’attività di data entry manuale che può richiedere centinaia di ore all’anno.
Le aziende fornitrici, in particolare quelle che trattano prodotti freschi, elaborano migliaia di ordini da numerosi clienti, ognuno con formati e modalità di invio differenti.
Data entry: errori e colli di bottiglia
L’inserimento e l'elaborazione manuale degli ordini d'acquisto rallenta la produzione e può causare errori nella supply chain, portando a ritardi e inefficienze operative.
Nei periodi di picco, che nel settore della GDO coincidono con mesi invernali, festività ed eventi promozionali, il volume degli ordini può inoltre raddoppiare, aumentando il rischio di discrepanze tra ordini ricevuti e prodotti consegnati.
Senza automazione documentale, scalare l’attività delle aziende diventa complesso e costoso. Digitalizzare la gestione documentale è quindi essenziale per garantire efficienza e affidabilità nella GDO.
La soluzione: la Intelligent Document Processing
La Intelligent Document Processing (IDP) è una tecnologia che automatizza attività ripetitive e basate su regole attraverso software in grado di eseguire operazioni su sistemi digitali senza intervento umano.
Utilizzando strumenti di automazione documentale, la Robotic Process Automation permette di gestire al meglio l’inserimento dati, l’elaborazione di documenti e l’integrazione tra applicazioni, migliorando efficienza, velocità e precisione delle operazioni.
Automate: Intelligent Document processing per la RPA
Automate è la soluzione di Intelligent Document Processing (IDP) che attiva processi di RPA automatizzando la gestione e l’estrazione di informazioni da documenti di qualunque natura grazie all'AI.
Grazie all’Intelligenza Artificiale, Automate riconosce e interpreta informazioni provenienti da ordini, fatture, DDT e certificazioni, integrandole automaticamente nei gestionali senza bisogno di intervento umano.
Automate accelera i processi operativi e riduce il rischio di errore, garantendo un’elaborazione degli ordini altamente accurata in pochi secondi. Nei periodi di picco, l’eliminazione dei colli di bottiglia nei processi amministrativi consente di gestire l’aumento della domanda senza la necessità di ampliare il team.
Automate si integra facilmente con ERP, CRM e sistemi di gestione documentale già esistenti, senza necessità di modifiche infrastrutturali. È progettato per essere scalabile e adattarsi ai volumi di documenti in crescita e ai nuovi flussi aziendali.
Per le aziende della GDO, l’adozione di soluzioni AI-driven non è solo una scelta di efficienza, ma una necessità per restare competitive in un mercato sempre più esigente: Automate trasforma la gestione documentale da un’attività onerosa a un vantaggio competitivo.
