Come possono le aziende che offrono servizi professionali digitalizzare e automatizzare i flussi relativi alla gestione delle commesse esterne? È possibile estrarre previsioni basate sui progetti passati, monitorare il budget in tempo reale e tenere i clienti sempre aggiornati sulle attività in corso?
Nelle aziende di servizi professionali, la gestione del “tempo uomo” è una sfida complessa. Gestire su commessa significa lavorare con progetti in cui il budget è stabilito in partenza, e rispettarlo è fondamentale. Bisogna coordinare team distribuiti su diversi clienti, garantendo una rendicontazione precisa delle ore lavorate. A queste sfide si aggiungono spesso lunghi tempi per chiudere le commesse, controllare timesheet ancora gestite su fogli Excel non collegati all’ERP aziendale e, infine, emettere le fatture.
Per migliorare la rapidità, la precisione con i clienti e la gestione delle risorse, è indispensabile adottare strumenti che supportino i Project Manager e consentano loro di seguire un maggior numero di progetti senza rinunciare alla qualità. Ed è proprio per rispondere a queste esigenze che abbiamo sviluppato Web Team Assistant (WTA), l’applicazione Neosperience completamente integrata con SAP Business One.
WTA è una soluzione innovativa per la gestione del tempo e delle risorse, progettata per monitorare le ore fatturabili, ottimizzare l’allocazione delle risorse e gestire gli ordini di lavoro in modo efficiente, tutto all'interno dell’ecosistema SAP B1. L'applicazione risponde alle principali criticità delle aziende che offrono servizi professionali, permettendo di automatizzare e semplificare attività complesse e manuali.
Un esempio concreto dell'efficacia di WTA è il progetto che abbiamo realizzato per una grande azienda nel settore del Consumer Finance. Questa realtà, leader nel suo campo, aveva bisogno di migliorare la gestione delle risorse e dei tempi per i propri dipendenti impegnati su diversi clienti. L’obiettivo era consentire a PM, amministrazione e management di avere sempre sotto controllo il tempo speso e gli acquisti per cliente, mantenendo il rispetto del budget e facilitando l'invio delle fatture.
Integrando WTA con il loro SAP Business One, abbiamo permesso a questa azienda di ottenere vantaggi significativi:
1. Ottimizzazione dei Processi
Con WTA, l’azienda ha potuto pianificare, allocare risorse e monitorare i progetti in tempo reale, anche in mobilità. Questo ha garantito il rispetto dei tempi e dei budget stabiliti, aumentando la soddisfazione del cliente e riducendo i costi legati a sovrapproduzione e inefficienze.
2. Automazione delle Fatturazione su cliente
Grazie a WTA, i processi di rendicontazione e fatturazione su cliente, che spesso vengono gestiti manualmente dall’amministrazione, vengono automatizzati. Il risultato? Meno errori, maggiore efficienza e più tempo per il team da dedicare a compiti strategici.
3. Miglioramento della Gestione Finanziaria ed Economica
WTA ha integrato e unificato le funzioni finanziarie, migliorando il controllo di gestione dal punto di vista delle competenze (a prescindere quindi dai movimenti di cassa) e supportando una pianificazione finanziaria più accurata e strategica.
4. Tracciabilità del Tempo e delle Spese
La tracciabilità delle ore e delle spese è diventata più efficiente, permettendo una maggiore velocità nell’emissione delle fatture e offrendo dati utili per l’analisi della redditività e l’ottimizzazione dei costi.